Neue Nutzer einladen/erstellen

Um neue Nutzer zu Ihrer Organisation hinzuzufügen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Nutzer über einen 10-stelligen Registrierungsschlüssel einladen

Um Benutzer einzuladen, muss Ihre Benutzerrolle die Nutzerberechtigung "Nutzer per Link erstellen" aktiviert haben.
Dies ist die grundlegende Methode, neue Nutzer hinzuzufügen. Sie erstellen einen Registrierungsschlüssel und verteilen ihn an Ihre Nutzer, die anschließend eigenständig ihren Account erstellen können. Dabei sehen Sie die Nutzer erst in Ihrer Organisation, wenn sie mit dem Registrierungsschlüssel die Registrierung durchgeführt haben.

Mit folgenden Schritten können Sie einen 10-stelligen Registrierungsschlüssel erstellen:

Erstellung unter Android/iOS:

1. Tippen Sie oben links auf das Symbol, um das Menü zu öffnen.

2. Gehen Sie in die Einstellungen.

3. Wählen Sie den Punkt "Nutzer einladen".

4. Hier sehen Sie eine Übersicht über die von Ihnen bereits erstellten Registrierungsschlüssel, können Informationen zu diesen Schlüsseln erhalten (z.B. welche Nutzer sich mit ihnen registriert haben) und können über das "+" unten rechts einen neuen Schlüssel erstellen.

5. Folgen Sie den Beschreibungen der einzelnen Punkte, um den Registrierungsschlüssel für Sie passend zu erstellen. Sie können die Gültigkeit des Registrierungsschlüssels, die Gültigkeit der darüber erstellten Accounts, die maximale Anzahl der über den Registrierungsschlüssel erstellbaren Accounts und die Nutzerberechtigungen der über den Registrierungsschlüssel erstellten Accounts einstellen. Persönliche Daten wie Name und E-Mail werden von den Nutzern selbst eingegeben.

Erstellung im Web-/Desktopclient

1. Wählen Sie das Symbol unten bei den Konversationen aus, oder gehen Sie über das Symbol und wählen Sie “Einstellungen”, wählen Sie den Punkt "Nutzer einladen" und klicken Sie dann oben rechts auf "Neuer Schlüssel"

   1. In den Einstellungen haben Sie außerdem eine Übersicht über die von Ihnen erstellten Schlüssel und die damit registrierten Nutzer.

2. Es öffnet sich ein übergeordnetes Fenster, wo Sie die Spezifikationen des Registrierungsschlüssels festlegen können.

3. Folgen Sie den Beschreibungen der einzelnen Punkte, um den Registrierungsschlüssel für Sie passend zu erstellen.Sie können die Gültigkeit des Registrierungsschlüssels, die Gültigkeit der darüber erstellten Accounts, die maximale Anzahl der über den Registrierungsschlüssel erstellbaren Accounts und die Nutzerberechtigungen der über den Registrierungsschlüssel erstellten Accounts einstellen. Persönliche Daten wie Name und E-Mail werden von den Nutzern selbst eingegeben.

Nutzer erstellen/über einen 29-stelligen Registrierungsschlüssel einladen

Um Benutzer einzuladen, muss Ihre Benutzerrolle die Nutzerberechtigung "Nutzer hinzufügen" aktiviert haben.
Nutzer können nur über den Web-/Desktopclient erstellt werden. In den mobilen Anwendungen gibt es die entsprechende Option nicht.
Bei dieser Methode können Sie vorab den Vor- und Nachnamen des Nutzers festlegen und eine E-Mail Adresse angeben, an die automatisch eine Einladungsmail geschickt wird. Der Benutzer kann bei der Registrierung aber frei wählen, welche E-Mail Adresse er für den Account verwenden möchte.
Außerdem können Sie den Benutzer bspw. schon vorab zu Kontaktgruppen hinzufügen. Sie können Nutzern, die auf diese Weise erstellt werden, eine externe ID hinzufügen.

Einzelnen Nutzer erstellen

1. Klicken Sie unten links auf das Symbol und wählen Sie “Organisationseinstellungen”.

2. Wählen Sie den obersten Punkt "Nutzer".

3. Klicken Sie oben auf "Neuer Nutzer".

4. Es öffnet sich nun ein übergeordnetes Fenster, in dem Sie die Daten des Nutzers eintragen können und ihm eine Benutzerrolle zuweisen müssen.

   1. Wenn Sie eine E-Mail Adresse eintragen, wird an diese automatisch eine Einladungsmail geschickt.

5. Anschließend erhalten Sie eine Bestätigung, dass der Account erstellt wurde, wobei Ihnen auch der 29-stellige Registrierungsschlüssel angezeigt wird.

Mehrere Nutzer erstellen (über .CSV Datei Import)

1. Klicken Sie unten links auf das Symbol und wählen Sie “Organisationseinstellungen”

2. Wählen Sie den obersten Punkt "Nutzer"

3. Wählen Sie oben "Nutzer importieren" und anschließend "Nutzerimport".

   1. Bitte laden Sie unsere Beispieldatei herunter, lesen Sie die darin enthaltenen Informationen und tragen Sie Ihre Nutzer entsprechend darin ein.
        Es muss eine .CSV Datei pro Benutzerrolle erstellt werden.

4. Laden Sie Ihre Datei hoch und klicken Sie auf "Weiter"

   1. Ggf. öffnet sich ein Fenster bezüglich der Zuordnung der Felder.

   2. Sollte eine Spalte erkannt worden sein, die Sie nicht benötigen, wählen Sie "Diese Spalte ignorieren" aus.

   3. Bestätigen Sie anschließend die Zuordnung, um den Import zu beginnen.

5. Überprüfen Sie die Nutzer, die Anhand der .CSV Datei importiert werden.

   1. Über den Schieberegler unten können Sie die Kommunikationswege für über den Import neu erstellte Kontaktgruppen einschränken.

6. Sollte es Konfliktnutzer geben, werden Ihnen diese aufgelistet, sodass Sie sie erneut importieren, manuell erstellen, oder anpassen können.

7. Wählen Sie nun die Benutzerrolle aus, die alle importierten Nutzer erhalten sollen.

8. Bestätigen Sie den Import.

Registrierungsschreiben drucken

Wenn Sie Benutzer erstellen oder importieren, Sie aber keine E-Mail Adresse mit angeben, erhalten die hinzugefügten Nutzer keine Einladungsmail und müssen separat mit ihrem Registrierungsschlüssel kontaktiert werden.

Mit folgenden Schritten können Sie über den Web-/Desktopclient Registrierungsschreiben drucken:

1. Klicken Sie unten links auf das Symbol und wählen Sie “Organisationseinstellungen”.

2. Wählen Sie den obersten Punkt "Nutzer".

3. Klicken Sie rechts auf den Filter und filtern Sie nach dem Status "noch nicht aktiviert".

4. Wählen Sie die entsprechenden Nutzer aus, oder wählen Sie alle angezeigten Nutzer aus, indem Sie einen Haken in der Checkbox neben der Spaltenüberschrift "Nutzer" setzen.

5. In der Symbolleiste, die erscheint wenn Sie mehrere Nutzer ausgewählt haben, können Sie über das Symbol in die Druckansicht gelangen.

   1. Sollten Sie nur einen Nutzer haben können Sie das Registrierungsschreiben über das Menü drucken.

6. Bei Auswahl mehrerer Nutzer wird jeweils ein Registrierungsschreiben als eigene Seite gedruckt. (Achten Sie beim Papierdruck darauf, nicht beidseitig zu drucken 😊. )

Einladungsmail erneut versenden

Es kann ggf. vorkommen, dass ein Benutzer die Einladungsmail nicht erhalten hat, weil die E-Mail Adresse nicht korrekt war.
Es besteht die Möglichkeit, dass Sie, für einzelne Nutzer, die Einladungsmail erneut senden.

Führen Sie dazu über den Web-/Dekstopclient folgende Schritte durch:

1. Klicken Sie unten links auf das Symbol und wählen Sie “Organisationseinstellungen”.

2. Wählen Sie den obersten Punkt "Nutzer".

3. Klicken Sie rechts auf den Filter und filtern Sie nach dem Status "noch nicht aktiviert".

4. Suchen Sie den entsprechenden Nutzer und klicken ihn an, um rechts das Menü zu öffnen.

5. Wählen Sie "Einladungsmail erneut senden" das Menü.

6. Tragen Sie die gewünschte E-Mail Adresse ein.

Sollten mehrere Nutzer eine falsche E-Mail angegeben haben und Ihnen liegen die Nutzer als .CSV Datei vor, ist es ggf. einfacher, die entsprechenden Nutzer zu löschen ( Symbol bei Auswahl mehrerer Nutzer), die .CSV Datei anzupassen, sodass sie nur noch diese Nutzer mit den korrigierten Mailadressen enthält, und anschließend einen neuen Import durchzuführen.