Sie können verschiedene Einstellungen an Ihrer Organisation unternehmen.
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Es kann einige Minuten dauern bis die Organisationseinstellung in Kraft getreten ist. Wenn Sie Funktionen von Nutzern einschränken, kann es das neu Laden des Clients benötigen, bis die Option des Users ausgeblendet wird. Nutzer erhalten beim Anwählen der gerade deaktivierten Funktion dann eine Fehlermeldung.
Manuelles Anlegen von Nutzern deaktivieren
Betätigen Sie den Schalter, um das manuelle Erstellen von Nutzern zu unterbinden. Wird diese Option deaktiviert, können neue Accounts nur über eine bestehende LDAP/Active Directory-Verbindung erstellt werden.
Eigenständige Löschung von Accounts deaktivieren
Mithilfe dieser Einstellung können Sie festlegen, ob die Nutzer Ihrer Organisation ihre Accounts eigenständig von der Organisation entfernen oder löschen dürfen. Gelöschte Accounts können nicht wiederhergestellt werden.
Löschen von Nachrichten durch den Verfasser deaktivieren
Sie können einstellen, ob Verfasser ihre Nachrichten in Chats eigenständig löschen dürfen. Die Löschung der Nachrichten ist dauerhaft möglich, gelöschte Nachrichten können nicht wiederhergestellt werden.
Das Deaktivieren kann einige Sekunden dauern. Wenn Nutzer während des Umstellens eine Nachricht löschen möchten kann es zur Fehlermeldung “Sie haben nicht die Berechtigung eine Nachricht zu löschen” kommen (iOS, Web-/Desktopclient) oder das Löschen ist bis zum Schließen der App noch möglich (Android). Nach einigen Sekunden wird die Option, Nachrichten zu löschen, gar nicht mehr angezeigt.
Channel-Manager dürfen Nachrichten von Mitglieder löschen
Ein Administrator kann für seine Organisation konfigurieren, dass Channel-Manager in den von ihnen verwalteten Channels Nachrichten von Mitgliedern des Channels löschen dürfen. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert.
Dies ist unabhängig von der generellen Einstellung zum Löschen von Nachrichten durch den Verfasser möglich.
Nach Aktivierung dieser Einstellung dürfen Channel-Manger Nachrichten fremder Nutzer löschen. Die Einstellung sollte bewusst gewählt werden und mit einer Instruktion an die Channel-Manager der Organisation verbunden sein
Benachrichtigungen bei abgelaufenen Accounts einstellen
Benutzer, bei denen ein Ablaufdatum hinterlegt ist, bekommen eine Benachrichtigung in der App und per E-Mail, bevor der Account abläuft. Hier können Sie einstellen, zu welchem Zeitpunkt vor dem Ablauf der Frist die Benachrichtigungen an den Nutzer versendet werden.
Es gibt die Möglichkeit, bis zu drei Benachrichtigungen einzurichten. Klicken Sie auf das Auswahlfeld, um den Zeitpunkt einzustellen. Hier können Sie tageweise von “1 Tag vor Ablauf” bis “14 Tage vor Ablauf” auswählen.
Standardspracheinstellungen für neue Nutzer
Bestimmt die Spracheinstellung, die für neu angelegte Accounts übernommen wird. Weiterhin wird diese Sprache für die Antworten des Chat Bots für Videokonferenzen gewählt. Wählen Sie aus dem Auswahlfeld deutsch oder englisch aus.
Automatischer Start für Desktopclient Nutzer aktivieren
Die Anwendung kann direkt beim System-Start ausgeführt werden. Diese Einstellung aktiviert den automatischen Start für alle installierten Anwendungen in deiner Organisation (nur im Desktop-Client). Betätigen Sie den Schalter zur Aktivierung.
E-Mailadressenbestätigung für neue Nutzer
Nach der Erstellung eines Nutzers erhält dieser eine Bestätigungs-E-Mail, um sein Nutzerkonto zu aktivieren. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, muss die E-Mail-Adresse bestätigt werden, bevor der Account genutzt werden kann. Wählen Sie im Auswahlfeld aus “Deaktiviert”, “Optional” oder “Erforderlich”.
E-Mailbenachrichtigung für neue Endgeräte einstellbar machen
Mithilfe dieser Einstellung können Sie festlegen, ob Nutzer den Versand von Email-Benachrichtigungen bei Anmeldung neuer Endgeräte in den Accounteinstellungen eigenständig einstellen dürfen.
PIN Schutz für Mobile Endgeräte
Die App auf mobilen Endgeräten kann mit einem PIN vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt werden. Wird der PIN-Schutz vorgegeben (Optionen "erforderlich" oder "deaktivert") hat der Nutzer keinen Einfluss auf diese Einstellung.
Wählen Sie im Auswahlfeld aus “Erforderlich”, “Optional, Standard aktiviert”, “Optional, Standard deaktiviert” oder “Deaktiviert aus”.
Die App auf mobilen Endgeräten kann nach einer definierten Zeit inaktiver Nutzung den Nutzer erneut nach dem PIN fragen. Die auf dem Server festgelegte Einstellung kann auf den Endgeräte nicht überschritten werden.
Wählen Sie im Abschnitt “Zeit bis zur Abfrage des PINs” im Auswahlfeld aus “Nie”, “30 Sekunden” oder minutenweise von einer bis fünf Minuten aus.
Dateiimport und -export
Lesen Sie den Artikel Dateiimport und -export erlauben/Share-Links.
Benachrichtigungen im Sperrbildschirm
Clients können Benachrichtigungen zu neuen Nachrichten im Sperrbildschirm des entsprechenden Gerätes anzeigen. Diese Benachrichtigungen können durch den Nutzer angepasst angezeigt werden. Werden "Klartext, nicht einstellbar" oder "geschützt, nicht einstellbar" gewählt, ist die Option für den Endnutzer auf seinem Gerät nicht mehr einstellbar. Eventuelle Einschränkungen durch das Betriebssystem des Gerätes bestehen trotzdem.
Wählen Sie im Auswahlfeld aus “Klartext, nicht einstellbar”, “Vom Nutzer konfigurierbar, Standard Klartext”, “Vom Nutzer konfigurierbar, Standard geschützt” und “Geschützt, nicht einstellbar” aus.
Endgeräte verwalten
Die Anzahl der gleichzeitig aktiven Endgeräte kann eingeschränkt werden. Ist eine Anzahl festgelegt und es wird ein weiteres Gerät genutzt, das die Anzahl an aktiven Endgeräten überschreiten würde, wird das am längsten nicht genutzte Gerät automatisch entfernt.
Wählen Sie im Abschnitt “Anzahl der aktiven Endgeräte” aus dem Auswahlfeld aus unbegrenzt, 1,2 oder 3 aus.
Die Anzahl der Endgeräte ist von Ihrem Lizenzmodell abhängig und kann daher manchmal nicht auf unbegrenzt eingestellt werden bevor Sie auf ein höheres Lizenzmodell wechseln.
Sie können festlegen, ob Nutzer angemeldete Endgeräte in den Accounteinstellungen der Apps eigenständig verwalten und deaktivieren dürfen. Betätigen Sie hierzu den Schalter im Abschnitt “Verwaltung angemeldeter Endgeräte in den Apps.
Erstellung öffentlicher und kennwortgeschützter Channels verbieten
Das Erstellen von neuen öffentlichen oder mit Kennwort geschützten Channels kann für Nutzer deaktiviert werden. Ist diese Einstellung deaktiviert, können nur noch Channels erstellt werden, die eine Einladung erfordern. Lesen Sie die Artikel Öffentliche Channels und Kennwortgeschützte Channels, um die Unterschiede, insbesondere bezüglich der Verschlüsselung, nachzuvollziehen.
Betätigen Sie den Schalter im Abschnitt “Öffentliche Channels erstellen”.
Berechtigung zur Änderung von Login-Daten
Nutzer haben die Möglichkeit ihre Login-Daten zu ändern. Diese Einstellung kann das Ändern von Login-Daten einschränken. Betätigen Sie die Schalter “E-Mail-Adresse änderbar” und “Accountpasswort änderbar”.
Link-Vorschau in Chats generieren
Mit dieser Einstellung können Sie steuern, ob beim Versand von Links innerhalb Chats im Web- und Desktop-Client eine Link-Vorschau generiert werden soll. Betätigen Sie den Schalter “Link-Vorschau generieren”.
GPS Einstellungen für mobile Endgeräte
Auf mobilen Endgeräten kann an eine Nachricht die aktuelle Position des Nutzers angehängt werden. Diese Option kann vom Nutzer aktiviert oder deaktiviert werden. Werden "Erforderlich" oder "Deaktiviert" gewählt, ist die Option nicht mehr einstellbar. Für die Darstellung des Kartenmaterials wird ein Drittanbieterdienst verwendet (vgl. Datenschutzerklärung).
Beachten Sie, dass die Einstellung “Deaktiviert” auch das direkte Versenden von Standorten als Dateianhang verbietet. Die Option “Standort” ist bei der Auswahl der anzuhängenden Datei dann ausgeblendet.
Wählen Sie im Auswahlfeld aus “Erforderlich”, “Optional, Standard aktiviert”, “Optional, Standard deaktiviert” und “Deaktiviert” aus.
Zusatzinformationen zu „Gefällt mir-Angaben“ nicht anzeigen
Der Administrator kann einstellen, ob Zusatzinformationen (Name des Nutzers, Datum und Uhrzeit) zu „Gefällt mir“-Angaben angezeigt werden sollen. Ist diese Option deaktiviert, wird lediglich die Anzahl der „Gefällt mir“-Angaben ohne weitere Informationen zu einer Nachricht angezeigt.